No fim de maio, deste ano, tive a oportunidade de ir a uma Regional do Imetro-SC, onde a Comissão de Avaliação de Documentos revisou muitos papéis, seguindo a Tabela de Temporalidade do Instituto. Dentre eles, encontramos alguns documentos de cunho pessoal que não faziam sentido estarem onde estavam. O que gerou a ideia de criar este artigo com a questão do título.
Muitas vezes confundimos a linha entre trabalho e casa. No trabalho, isso fica evidente quando uma das nossas gavetas recebe aquele ar particular com itens de higiene, lanche, remédios, chaves, carregadores, agendas…
Contudo o costume se torna tão extenso que alguns deixam carteirinhas, cartões bancários, contas, procurações, seguros, certificados de curso, exames médicos e outros documentos com dados considerados pessoais ou sensíveis pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (nº 13.709/2018).
Em algumas ocorrências, os servidores se sentem tão a vontade de acumular seus documentos pessoais no trabalho, que até depois das férias, dos afastamentos ou das exonerações estes documentos permanecem esquecidos em gavetas, mesas, pastas ou armários.
Diante deste cenário observamos alguns questionamentos pertinentes:
- Você cuida dos seus dados pessoais e sensíveis no seu local de trabalho?
- O quanto da sua particularidade está armazenado no seu local de trabalho?
- Você precisa deixar todos seus documentos pessoais no seu local de trabalho?
No Imetro-SC, o local de trabalho é também uma área pública. O acesso de externos é comum, mesmo sob identificação. De acordo com a demanda do local de trabalho e com as mudanças necessárias, as mesas, os armários e as pastas precisam ser realocados ou divididos entre servidores, mas seus documentos pessoais não precisam acompanhar essas mudanças. 
Essa seria uma oportunidade de repensar o modo como estamos guardando ou expondo nossos dados, mesmo acidentalmente. Por isso, seguem algumas dicas simples de segurança:
- Reserve um tempo do dia para verificar se sua gaveta, armário, mesa ou pasta possuem seus documentos particulares e guarde-os em sua bolsa/pasta pessoal ou leve-os para casa;
- Sempre questione se os documentos que você tem na sua área física de trabalho serão necessários para execução das suas atividades. Se sim, guarde-os em local seguro, de preferência em sua bolsa ou pasta particulares. Se não, leve-os para casa;
- Se achar algum documento (antigo ou novo) de seu colega de trabalho, procure devolvê-lo imediatamente. Se o servidor não está mais trabalhando no escritório ou faleceu, encaminhe o documento ao setor de RH, ao encarregado de tratamento de dados ou ao chefe imediato para procurarem uma destinação;
- Se seu documento particular não está mais vigente, picote-o ou leve-o para casa;
- Se você precisa deixar esses documentos no trabalho, procure manter em local trancado com chave, contudo lembre-se de levá-lo para casa quando não for mais necessário;
- Antes de suas férias, licenças e afastamentos, procure revisar os documentos pessoais que estão na sua área de trabalho física;
- Rascunhos com sua assinatura também deverão ser picotados para sua segurança;
- Procure não imprimir no trabalho documentos que possuam seus dados pessoais (contas, boletos, faturas…).
Fique sempre atento, pois os dados pessoais não estão somente no seu computador. Eles também estão expressos em áreas físicas e cabe a cada um de nós cuidarmos de nossos documentos.
Renata Santos – Encarregada pelo Tratamento de Dados Pessoais do Imetro-SC